CRM-платформа для работы с фрилансерами: экосистема для автоматизации однотипных задач 

Сделайте вашу работу с фрилансерами удобнее и в три раза быстрее. С Flow-Task вам не нужно распределять задачи вручную, заниматься рутиной по сбору платежных документов и оплатами счетов. Организуйте командную работу без хаоса и автоматизируйте свои рабочие процессы, чтобы экономить время и деньги бизнеса. 

Мы разработали CRM-систему для упрощения работы с исполнителями и протестировали ее на живом рабочем процессе диджитал-агентства Ant-Team.ru. В результате ускорили в три раза процесс выполнения массовых задач без потери качества и убрали 80% нагрузки с распределителя. Теперь в агентстве нет завалов, просрочек и отказов клиентам. Мы без проблем масштабируемся, если в следующий месяц сделать +300 задач — выполним без управленческих затрат. 

Преимущества CRM-платформы

Воспользуйтесь продуманной платформой для эффективного управления фрилансерами и автоматизации задач по созданию контента. Здесь вы сможете: 

Оптимизировать или делегировать выплаты фрилансерам

Забудьте про ошибки в расчетах выплат, ручной сбор документов от исполнителей. Система точно подсчитает сумму оплаты, соберет счета и чеки. Вам останется только оплатить работу.

А еще вы можете делегировать оплату счетов нам. Вместо кучи бумаг вы получите один закрывающий документ с нашим юридическим лицом и разгрузите бухгалтерию. Просто пополняйте баланс платформы.

Упростить администрирование

Откажитесь от мессенджеров и ставьте задачи на платформе. Здесь вам не нужно вручную заниматься распределением, искать исполнителей, договариваться с ними о сроках и ждать ответа. Поиск фрилансеров под задачи уже автоматизирован.

Мы используем метод FIFO с его научно доказанной эффективностью по управлению приоритетами. Ваши бухгалтеры, менеджеры проектов и исполнители будут работать в одном месте. Сокращение рутины на 80% 

Ускорить выполнение задач 

Платформа ускорит ваши рабочие процессы примерно в три раза благодаря автоматизации. Flow-Task поможет вам масштабироваться в любом объеме без потери качества работы и сократить операционные издержки минимум на 40%. 

Глобально контролировать проекты в цифрах 

Отслеживайте динамику проектов в цифрах за определенный промежуток времени на удобных дашбордах. Можно сразу понять, когда и почему возникают проблемы, сразу их устранить и в дальнейшем не допускать. Оценить риски и предупредить кризис на Flow-Task легко. 

Как работает платформа Flow-Task 

Наше предложение актуально для проектов с массовыми задачами, в которых работают фрилансеры разных специализаций. На CRM-платформе вы можете создать профиль компании и добавить своих исполнителей, организовать эффективные рабочие процессы — от постановки задач до выплат фрилансерам. 

На платформе Flow-Task есть три типа пользователя: 

1. Заказчик. Маркетолог, seo-специалист или главред ставит и закрывает задачу. 

2. Исполнитель. Копирайтер, дизайнер или контент-менеджер выполняет задачу. 

3. Проверяющий. Редактор или заказчик проверяет задачу. 

4. Аккаунт-менеджер. Специалист контролирует сроки выполнения всех задач компании. Выясняет причину задержки работы и устраняет ее — тегает заказчиков, исполнителей и проверяющих. 

Как видим, здесь нет распределителя задач, поскольку система справляется с процессами и без этой роли. То есть ваша работа не будет сильно зависеть от одного человека. 

Как работать в системе:

• Ставьте задачи 

Создавайте на Flow-Task аккаунты своих исполнителей, заранее распределите для них роли по специализациям и уровню экспертности. Система работает по принципу FIFO — в приоритете задачи, которые поставлены раньше всех. Старое по дате создания задание точно не отодвинется на второй план. 

Добавьте свои регламенты на платформу, чтобы унифицировать работу исполнителей под проекты. Если у вас пока нет инструкций, поможем их разработать. 

Ставить задачу на платформе максимально просто: мы разработали удобную форму с подсказками. По запросу ее можно кастомизировать под ваши рабочие процессы.

Специальная форма помогает быстро поставить задачу 

Система сразу подсчитает бюджет задачи на основе расценок, которые вы установили ранее. 

Система сама считает стоимость задачи  

После постановки задача идет по статусам — отслеживать их можно на канбан-доске. На ней сразу видно, на каком этапе находится задача. Вашему аккаунт-менеджеру будет удобно контролировать работу. 

Канбан-доска для контроля статусов 

• Пополните баланс 

Заранее рассчитывайте бюджет проектов и пополняйте баланс профиля компании. Система автоматически подсчитает стоимость задач по установленным расценкам, без ошибок распределит с депозита суммы оплаты исполнителям. Ничего считать вручную не нужно. 

Пополняйте баланс по счету для юрлица или через ваш интернет-банк 

• Рассчитывайте стоимость работы и оплачивайте счета без бюрократии 

В платформу внедрен интерфейс «Бухгалтер», который позволяет отказаться от ручного сбора счетов и чеков. Вашему бухгалтеру достаточно зайти в профиль, просматривать и оплачивать выставленные счета. 

Так выглядит страница взаиморасчетов в аккаунте бухгалтера 

Как это работает: 

1. Исполнитель из личного кабинета запрашивает сумму для вывода баланса: в системе видно, сколько стоила та или иная задача, какая сумма налога компенсируется. 

Исполнитель видит, за что и в каком размере начисляется гонорар за работу

2. В приложении «Мой налог» исполнитель формирует счет и вставляет его в специальное поле.

Готовый счет добавляется в профиле исполнителя

3. Счет отражается в профиле бухгалтера и оплачивается. Специалист запрашивает чек через уведомление в Телеграме.

Бухгалтер запрашивает чек через бота в Телеграме 

4. Чеки создаются автоматически банком, который подключен фрилансером к «Мой налог». Исполнителю остается только прикрепить чек в специальное поле на странице взаиморасчетов. 

Чек добавляется в профиле исполнителя и отражается в аккаунте бухгалтера 

Все платежные документы можно импортировать в основную CRM  компании. Поможем настроить бесшовную интеграцию Flow-Task c системой вашей организации. 

• Контролируйте проекты

Канбан-доска позволять отслеживать этапы работы над контентом по ходу рабочего процесса. Каждый статус можно ограничить определенным сроком, например 3 дня на написание статьи, 2 дня — на проверку. 

Канбан-доска для контроля статусов задач

Если какая-то задача задержится в статусе, вы можете сразу выяснить причину или принять определенные меры. Например, если вы видите, что задания долго висят в поиске исполнителей, значит, не хватает авторов или проверяющих. 

На аналитических дашбордах можно контролировать динамику проекта в цифрах, не погружаясь в каждую задачу. Вы сможете сразу выявить слабые места, оценить риски и своевременно принять меры для предупреждения кризиса. 

Дашборд для контроля динамики проектов 

На отдельной панели видно количество размещенных задач за определенный промежуток времени. Можно посмотреть средние сроки статусов. 

Дашборд для анализа сроков и количества размещенных задач 

Анализируйте «зависшие» задачи, чтобы оперативно устранить проблему. Срыв сроков не станет неожиданностью. 

Дашборд для контроля «зависших» задач 

Просматривайте количество и стоимость задач по исполнителям, чтобы не допустить перегрузку одного специалиста. 

В панели анализа бюджета можно посмотреть, сколько вы потратили денег на отдельный проект по определенной тематике или в общем на контент. Удобно, чтобы контролировать финансовую эффективность работы и грамотно распределять средства. 

Дашборд для анализа бюджета 

• Мгновенно масштабируйте проекты 

Создавайте шаблоны задач и добавляйте их в работу пакетами. Например, если вам нужны несколько текстов по одинаковому ТЗ, можно разместить их на платформе в один клик. Практично — вы экономите время на постановку задачи.

Система прекрасно справляется с любым объемом задач. Если вам нужно увеличить количество контента в несколько раз, добавьте исполнителей. Процесс простой — нужно просто отправить приглашение.

Размещение подробных регламентов по работе с проектами в профиле вашей компании облегчает онбординг. Вам не придется тратить много времени менеджеров и редакторов на обучение нового исполнителя. 

Тарифы 

Вы можете работать на CRM-платформе самостоятельно или делегировать взаиморасчеты с исполнителями нам. 

Предлагаем два тарифных плана:

1. Самостоятельная работа с фрилансерами. Бонус — за 1 месяц работы на Flow-Task не нужно платить. Далее абонентская плата — 5000 рублей в месяц. Вы используете CRM-платформу, как эффективный инструмент для управления исполнителями: от постановки задачи до оптимизации выплат. 

2. Делегирование расчетов с фрилансерами нашему юридическому лицу. Комиссия 25% от суммы баланса. Мы сами организуем процесс сбора платежных документов и выплат по счетам. Вы получите один закрывающий документ. 

В любом случае мы пройдем с вами путь клиента. Поможем зарегистрироваться, настроить платформу под ваши рабочие процессы и начать работать. 

Кастомизируем CRM-платформу под вас 

По запросу можем кастомизировать Flow-Task под ваши рабочие процессы. 

Например: 

• доработаем интерфейс бухгалтера и систему контроля; 

• кастомизируем модуль расчетов: форму оплаты, расценок, KPI исполнителей; 

• добавим метрики в аналитические дашборды. 

В CRM-платформу можно добавить опции, которые нужны вам в процессе работы. Если система позволяет, подключим внешнее устройство или приложение. 

Как сократить издержки на создание контента 

Мы уже проанализировали вашу возможную экономию. Во время самостоятельной работы на CRM-платформе по абонентской плате вы сможете снизить стоимость контента как минимум на 40% уже в первые дни работы. В зависимости от бюджета проектов вы можете сэкономить сотни тысяч и даже миллионы рублей благодаря автоматизации процессов и сокращению управленческих затрат.

Даже если вы делегируете процесс взаиморасчетов с фрилансерами нам, вы все равно будете экономить минимум 15% из бюджета проектов, которые не автоматизированы. 

Напишите нам в Телеграм, чтобы познакомиться с экспертом по продукту и узнать о пользе CRM-платформы для вас. Мы проведем бесплатную диагностику ваших процессов, чтобы оценить, сколько времени и денег вы тратите сейчас на создание контента. Поможем создать профиль компании, настроить платформу под ваши процессы и начать работать.